ふたりで考える、仕事の話AI活用 / 仕事の段取り
メールを読んだAIに、今日の段取りまで頼んでみる。
メールは読んだ。でも、何から始めよう。こはるとりんが、dotsに受信メールから作業予定を考えてもらう方法を話します。Grok Botで受信をきっかけに動かす方法も。
未読はゼロ。でも、仕事は残っている。
こはるメールを全部読んだのに、今日何をするかが、まだ決まっていません。未読がゼロになると、少し仕事が終わった気になるんですけど。
りん分かります。読んだあとに、手帳へ予定を書き直すところから始まりますよね。
こはるこの前は、AIに返信を任せる話をしました。でも今日は、その手前を頼みたいです。「届いた依頼を見て、何から始めるか考えておいて」って。
りんそれなら、dotsにメールを読んでもらって、作業予定の案をつくるところから試せそうです。どんな依頼を想定しましょう？
こはる例えば、こんなページ更新です。「金曜まで」だけ手帳に書くと、木曜の夕方に慌てるやつです。
件名：新商品のページ更新
金曜17時までに、新商品のページを公開したいです。
原稿は木曜12時に送ります。写真は、撮影担当に確認中です。
りん金曜17時は、作業を始める時刻ではないですもんね。ページをつくる時間と、見てもらう時間を、その前に取っておきたいです。
dotsに、メールを見るところから頼む。
こはるdotsって、ChatGPTの中にいるAIですよね。メールを毎回コピーして渡すんですか？
りんdotsは、頼んだ仕事を続けて進めるAIです。利用できるアカウントなら、Gmailなどを接続して、読める範囲のメールを探してもらえます。まず、使っているメールを接続できるか確かめます。
こはるそれなら「ページ更新に関するメールを見て、予定を考えて」と頼めますね。受信したら、すぐ動くんでしょうか。
りん接続しただけで、新着メールのたびに動くとは限りません。今回は「平日の９時と13時に確認する」と頼む形が分かりやすそうです。繰り返す作業として保存されたかも確認します。
こはる朝の予定を考えてもらって、昼に届いた返事で見直すんですね。毎回「メールを見て」と言わなくて済むのは助かります。
りんはい。最初は、予定案をdotsとの会話にまとめてもらいましょう。別の管理画面をつくる前に、それで仕事が進めやすくなるか見たいです。
締め切り一つから、今日の仕事を見つける。
こはるさっきの依頼だと、木曜に原稿が来るまでは、何もできないですか？
りん今のページを調べたり、差し替える箇所を拾ったりはできそうです。金曜の確認に誰が何分くらい必要かも、先に聞けます。
こはる写真が届く日も、聞いておきたいです。原稿がそろっても、写真がないと進まないことがありますから。
りんあ、それを見落としていました。写真の到着日を勝手に木曜と決めずに、「確認待ち」に残しましょう。予定案は、例えばこうです。
公開までの予定案
金曜17時に間に合わせるには。
- 今日先に準備できること
今のページを確認。
写真がいつ届くか確認する
差し替える箇所を拾う。 - 木曜13時・仮ページをつくる
届いた原稿と写真で
原稿・写真がそろったら着手
確認用ページを用意する。 - 金曜15時・仮公開前に確かめる
文章・写真・リンクを確認。
確認する人の予定と合わせる
修正の時間も残しておく。
確認待ち
写真が届く日。この返事によって、木曜以降の予定を見直す。
こはるこれなら、今日やることが分かります。木曜と金曜の時刻が「仮」なのもいいですね。そこに別の仕事が入っていたら、相談できます。
りん作業にかかる時間や、私たちの空き時間を伝えるほど、予定を考えやすくなります。メールだけでは分からないところは、聞いてもらいましょう。
こはる「金曜17時」と書き写すだけなら、私でもできます。そこから逆算して、今日聞いておくことまで出してほしいんです。
追加のメールで、予定が変わったら。
りんでは、後から「やっぱり木曜17時に公開できますか」と来たら、どうしましょう。
こはる予定を１日ずつ前にずらすだけだと、原稿が来る前にページをつくることになりますね。
りんはい。新しい締め切りと、原稿が届く時刻を一緒に見てもらいます。「原稿を早めてもらう」「公開する内容を絞る」など、相談することを出してもらいたいです。
こはるそのとき、どのメールで予定が変わったかも知りたいです。あとで「そんな話でしたっけ」となると、また全部読み直すので。
りん予定には、元のメールへのリンクと、変えた理由も残すように頼みましょう。同じ依頼の続きなら、仕事をもう一件追加せず、今ある予定を直してもらいます。
こはる全部の変更を毎回知らせてもらうより、締め切りに間に合わないときや、私の返事が必要なときに教えてほしいです。
りんその伝え方も、最初の依頼に入れられます。今回つくるのは社内の予定案なので、相手へ納期を約束する返信や、カレンダーへの登録は別に頼むことにしましょう。
Grok Botなら、受信をきっかけにもできる。
こはるGrok Botでも、こういうことはできますか？
りんはい。Grok Botには、専用のメールアドレスを持たせる機能があります。その機能を使えるアカウントなら、届いたメールを読むところから始められます。
こはる依頼をそのアドレスに送ったら、予定を考えてもらえるんですね。
りんもう一つ、届いたときにする仕事を「ルーチン」として設定します。アドレスを用意するだけでは動きません。送信元を絞って、受信したら用件を読み、予定案をまとめるように頼む形です。
こはる届くたびに私が呼ばなくても、見てもらえるんですね。返信まで勝手に送るんでしょうか。
りん受信をきっかけにしたルーチンからのメール送信は、承認待ちの下書きになります。予定を考えてもらうことと、相手に返事を送ることは分けて頼めます。
こはるdotsで今のメールを見てもらう方法も、Grok Botのアドレスへ依頼を集める方法もある、と。私たちが毎日どう頼むかで選ぶのがよさそうです。
最初に渡すのは、いつもの依頼を三つ。
りん試すなら、まず１週間。個人情報や社外に出せない内容を除いたメールの見本を、三つ用意しませんか。締め切りが明確なもの、後から変更が来るもの、必要な情報が足りないものです。
こはる普段「ちょっと確認しますね」と返している依頼ですね。頼み方も、書いてみます。
dotsへの頼み方
これから１週間、平日の日本時間９時と13時に、接続したメールのうち「ページ更新」の依頼を確認してください。
依頼ごとに、締め切り・今日やること・確認待ちをまとめてください。同じ依頼への追加メールは、今の予定に反映してください。元のメールへのリンクも付けてください。
作業時間や空き時間が分からなければ、私に聞いてください。予定案はこの会話にまとめ、間に合わない予定や、私の判断が必要なことを知らせてください。メールの送信や、カレンダーへの登録はまだしないでください。
最後に、保存した確認時刻と終了日を教えてください。
りんそれなら、最初に何を頼むかがはっきりしています。出てきた予定を見て、私たちが順番を考え直すところが残っていないか確かめましょう。
こはる依頼の内容は読めているのに、担当者だけ毎回聞かれるなら、そこも先に伝えたほうがいいですね。
りんはい。会社ごとの担当や、いつも使う資料が分かれば、頼めることも増えます。使っているメールと実際の仕事を見ながら、つなぎ方を考えたいです。
こはる未読をゼロにするだけでなく、そのあと何をすればいいか分かるところまで。そこを、まず試してみたいです。
