会員登録なしで開ける商談ページのご案内。AIにメール文を頼む前の部屋づくり。
商談の続きをご案内したいのに、新しいアカウント登録をお願いするところで相手の足が止まってしまうことがあります。メールで専用URLを届ける営業ツールを題材に、案内前にそろえる資料とAIへの文面依頼の手順をそーくんとこはるが辿ります。
会員登録の手間を省き、メールの説明で安心してもらう。
そーくんこはるさん、見積もりの相談を続けるときに「まずこちらのサイトで会員登録をお願いします」って案内メールが来たら、すぐ登録しますか？
こはるうーん、どうしても今すぐ聞きたいことがあるなら登録しますけど、ちょっと資料を見たいだけなら後回しにしちゃうかも。パスワードを新しく考えるところで、手が止まっちゃうんですよね。
そーくんやっぱりそうですよね！ だから僕たちが作っている営業ツールでは、お客さまごとの専用ページ（部屋）をつくって、メールでURLを送るだけでそのまま開けるようにしているんです。アカウント登録なしでやり取りを始められます。
こはるわあ、それならお客さまをご案内しやすいですね！ ただ、もしメールに初めて見るURLだけがポンと貼ってあったら、私なら「えっ、これ何のリンクだろう？」って警戒しちゃうかもしれません。
そーくんあっ、たしかに！ ページを開く手間がなくなったからといって、メールの説明まで省いちゃダメですね。「誰から、何のご相談でお送りしたURLか」は、メールの文面にちゃんと書いておきたいです。
専用ページに資料と質問を置いてから、案内メールを送る。
こはるたとえば商品のお問い合わせなら、リンクを開いたときに商品名と担当者の名前がすぐ分かって、「こちらでご希望を教えてください」まで画面に出ていると、お客さまも迷わず返事を書けそうです。
そーくんそうなんです！ 専用の部屋には、メッセージと一緒に画像や動画、それに簡単な質問フォームも置いておけます。過去のメールから添付ファイルを探し直さなくても、今までのやり取りと資料を同じ画面で見られるんですよ。
こはるそれ、絶対URLを送る前に部屋の中身を整えておきたいですね。まだ資料も何もない空っぽの部屋へ先にお客さまを呼んじゃうと、結局あとから説明メールを送り直すことになっちゃいますもん。
そーくんそこも順番を守れるようになっていて、まず部屋の内容を保存してから案内メールを送る流れにしてあるんです。だから、実際にどう見えるかを確認してからURLをお届けできます。
案内メールを送るまでの準備
- 相手と用件を決める
誰に、どの商品や相談の案内をするかをそろえる。
- 専用の部屋を整える
資料と最初の質問を置き、表示を確かめる。
- AIに案内文を頼む
確認済みの商品情報と、案内する目的を渡す。
- 宛先とURLを確かめる
相手に合う部屋かを見てから、案内を送る。
AIに案内文の下書きを頼むときは、使う資料と範囲を指定する。
そーくんこの案内メールの準備をAIに手伝ってもらうなら、「感じのいい営業メールを書いて」って頼めばよさそうですかね？
こはるうーん、その頼み方だと、私たちが約束していない割引や納期までAIが気を利かせて書いちゃいそうで怖いです。メールで伝えたいことって、もっとシンプルですよね。
そーくんなるほど！ じゃあ「渡した商品情報だけを使って、専用ページで相談を続けられることを短く案内して。価格や納期が資料にないときは書き足さないで、件名と本文を作ってね」と指定すればどうでしょう？
こはるそれならチェックもしやすいです！ あと、AIに下書きを頼む段階ではお客さまの名前を仮名にしておいて、最後に送信する画面で担当者が本物の宛先とURLを確かめる運用なら、今日からでも安心して試せそうですね。
そーくんいいですね！ ツール自体はお客さま専用の部屋を作って案内メールを送る仕組みなので、そこに「AIで案内文の下書きを整える手順」を組み合わせると、担当者の準備がぐっと楽になります。
こはるええ。どのお客さまにどの資料をご案内するかは、商談をしている担当者が一番分かっていますから、文章を整えるところをAIに手伝ってもらうのがちょうどいいですね。
送信件数を増やす前に、受け取る側の画面で迷う箇所を確かめる。
そーくんこうやって準備がスムーズになると、いろんなお客さまへどんどんURLを送りたくなりますね！
こはる私はその前に一度、自分がお客さま役になってスマホでそのURLを開いてみたいです。文字が小さくて資料が読みづらくないか、次にどこを押せば返事ができるか。そこで迷うところがあったら、たくさん送る前に直しておきたいですから。
そーくんあ、そのテストもAIに手伝ってもらえますよ！ 架空のお客さま用の部屋を作って、URLを開く、資料を見る、質問に答えるところまで一通り動かして、迷いそうな箇所を洗い出してもらうんです。
こはるそれすごくいいですね！ まずは普段送っているフォローメールを１通持ってきて、「このご案内なら、次のやり取りから専用ページへ気持ちよく移ってもらえるか」を一緒に試してみましょう。
