介護施設のシフト作成。AIに渡す勤務条件と、人が調整する配置。
希望休を１つ直しただけで、別の日の夜勤や連勤まで見直しになることがあります。介護施設の月間シフトを題材に、勤務条件の整理からAIによる案づくり、配置の確認と職員への共有までをこはるとりんが辿ります。
希望休を一つ直すと、前後の勤務も動いてしまう。
こはるりんちゃん、介護施設のシフトって、希望休を一人分入れ替えただけで何人もの勤務を直すことになりそうですよね。夜勤ができる人も限られますし、夜勤の次の日まで考えると、表がなかなか埋まらなくて。
りんあ、そうなんですよ！ たとえば土曜に休みの希望が重なって、金曜の夜勤を動かしたら日曜が連勤になっちゃったり。見るのは空いているマスだけじゃなくて、前後の日と、その人の勤務条件なんですよね。
こはるしかも「この人は日勤だけ」「この曜日は出られない」って、担当者の頭の中にだけ入っていることもありますよね。代わりにシフトを作る人は、まずそこを聞くところから始まりそうです。
りんそこは最初に整理しておきたいですね。メントケアには、勤務区分や必要人数、職員ごとの条件を登録して、集まった希望からAIが月間シフトの案を作る機能があるんですよ。
毎月変わる希望と、続けて使う勤務条件を分ける。
こはるえっ、毎回AIに「この人は夜勤ができません」って説明し直すんですか？ それだとシフト表のほかに、長い依頼文まで毎月書くことになっちゃいそうです。
りんあ、そこは画面に登録しておけるので毎回書かなくて大丈夫です！ 普段は職員が毎月の希望を出して、担当者が対象月を選ぶ流れですね。勤務条件が変わった人がいるときだけ、設定を更新してから案を作ります。
こはるなるほど、それなら続けやすいです！ あと、「できれば休みたい日」と「どうしても出られない日」も分けたいですね。そこが同じ扱いだと、調整の相談をしていい日かどうか分からなくなっちゃいますから。
りんうんうん、その区別もちゃんとありますよ。勤務不可の日に割り当てが入るとエラー、希望休に勤務が入ると警告が出るようになっています。AIが出した案を見ながら、どこを直すか、誰に相談するかを考えられるんです。
月間シフトを作って共有する流れ
- 勤務条件をそろえる
勤務区分、必要人数、夜勤の可否などを登録する。
- 希望から案を作る
希望休と勤務不可日を分け、AIに月間の案を作らせる。
- 配置を確認して直す
警告と時間帯ごとの人数を見て、担当者が調整する。
- 確定して共有する
確定した勤務を職員がスマホで確認する。
AIの案を、夜勤と時間帯ごとの人数で確かめる。
こはる日勤の人数は足りていても、早番の人が帰ったあとの夕方が手薄になる、なんてこともありそうです。月の表だけ見ていると気づきにくいですよね。
りんそこで時間帯ごとの人数を色で見られる表示を使うんです。しかも、担当者が手で勤務を入れ替えると、連勤や夜勤明けの勤務になっていないかもう一度チェックしてくれます。直したあとの表でまた確かめられるんですよ。
こはるわあ、それは助かります！ ただ、人数が足りている時間帯でも、経験の浅い人ばかりだと困る日もありますよね。資格が必要な仕事を誰が担当するかも見たいです。
りん実はそこなんですが、資格やリーダーの配置まで全部自動で判断する仕組みにはなっていないんです。夜間の人数不足も自動警告の対象外なので、夜勤表と人数の表示は担当者が見て確かめます。施設ごとの確認項目は別に残しておきたいですね。
こはるなるほど、どこまで自動で見てくれるかが分かると、人の目で確かめるところもはっきりしますね！ 担当者がAIの案をベースにして経験や役割の組み合わせを調整できれば、足りない日の応援も相談しやすそうです。
りんあ、組織内で登録した応援候補を含めて案を作ることもできますよ！ 所属している施設で確定した勤務との重なりはチェックしますが、まだ相談中の予定もあるので、応援元との確認は合わせて進める形ですね。
作成済みの一か月で、どの手直しが残るかを見る。
こはるいきなり来月のシフト本番で試すより、もう作り終わった月で一度試してみたいです。その月の希望と条件を入れて、どこで手直しが出るかを見れば、いつもの作り方と比べられますよね。
りんそれ、すごくいいですね！ 案が出るまでの時間だけじゃなくて、確認と手直しにかかった時間もメモしておきましょう。毎回同じ手直しが出るなら、設定で入れられる条件なのか、担当者が判断する項目なのかを仕分けられます。
こはるあと、シフトが決まったあとに、休憩室に貼った紙とスマホの予定が食い違っていると混乱しちゃいます。どこを見れば確定した勤務が分かるかもそろえておきたいです。
りんメントケアでは、担当者が確定して公開したシフトを職員がそのままスマホで見られます。まずは一か月分で、案を作るところから確定後の確認まで一通り試してみましょう！
